In today’s business environment, many transactions are discussed, approved, or confirmed through emails, chat messages, online platforms, and digital files. These electronic records may be used as supporting evidence for accounting and audit purposes if they are reliable, complete, and can be traced back to the original transaction.
Under Thai law, electronic information should not be denied legal effect only because it is in electronic form. In certain cases, electronic records may also satisfy requirements for written evidence if they can be accessed and used without changing their meaning (Electronic Transactions Act B.E. 2544, Sections 7 and 8).
Emails, chat messages, and digital files may therefore help support accounting records when they clearly show key transaction details, such as the parties involved, date, product or service description, agreed price, payment terms, delivery details, and approval by the customer or supplier.
However, online communication should not automatically replace formal accounting or tax documents. If the transaction legally requires an invoice, receipt, tax invoice, withholding tax certificate, or written contract, the company should still obtain and keep those documents in the proper form.
For VAT purposes, companies must be especially careful. If a tax invoice or receipt is issued electronically, it should comply with the Revenue Department’s requirements for e-Tax Invoice and e-Receipt, including the approved method of preparation, delivery, and retention, such as digital signature or time stamp where applicable (Ministerial Regulation No. 384 B.E. 2565 and Revenue Department e-Tax Invoice / e-Receipt requirements).
For audit purposes, emails and chats can be useful supporting evidence, especially for confirming orders, approvals, price negotiations, or service completion. However, screenshots alone may be weak evidence if the original source, sender, date, or completeness cannot be verified. The company should keep the original email, chat export, attachments, payment evidence, invoices, receipts, and related documents together.
If the company stores accounting documents electronically, the records should be accessible, readable, complete, and retained in a way that preserves their integrity and source information, such as sender, recipient, date, and time, where available (Electronic Transactions Act B.E. 2544, Section 12).
In summary, emails and chat messages can be used as accounting supporting evidence when properly retained and linked to the transaction. However, for tax documents that have specific legal requirements, companies should follow the Revenue Department’s rules. Good digital document control helps reduce audit questions, tax risk, and future business disputes.
ในปัจจุบัน ธุรกิจจำนวนมากมีการตกลง อนุมัติ หรือยืนยันรายการผ่านอีเมล แชท แพลตฟอร์มออนไลน์ และไฟล์ดิจิทัล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบทางบัญชีและการสอบบัญชีได้ หากมีความน่าเชื่อถือ ครบถ้วน และสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังรายการธุรกรรมได้
ภายใต้กฎหมายไทย ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไม่ควรถูกปฏิเสธผลทางกฎหมายเพียงเพราะอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และในบางกรณีสามารถถือเป็นหลักฐานเป็นหนังสือได้ หากสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง (พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 7 และมาตรา 8)
ดังนั้น อีเมล แชท หรือไฟล์ดิจิทัล อาจใช้สนับสนุนรายการบัญชีได้ หากแสดงรายละเอียดสำคัญของธุรกรรมอย่างชัดเจน เช่น คู่สัญญา วันที่ รายละเอียดสินค้าหรือบริการ ราคาที่ตกลง เงื่อนไขการชำระเงิน การส่งมอบ และการอนุมัติจากลูกค้าหรือผู้ขาย
อย่างไรก็ตาม เอกสารออนไลน์ไม่ควรถูกใช้แทนเอกสารบัญชีหรือเอกสารภาษีที่กฎหมายกำหนดโดยอัตโนมัติ หากรายการนั้นต้องมีใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือสัญญา บริษัทควรจัดเก็บเอกสารดังกล่าวให้ครบถ้วนและถูกต้องตามรูปแบบที่กฎหมายกำหนด
ในด้าน VAT บริษัทต้องระวังเป็นพิเศษ หากมีการออกใบกำกับภาษีหรือใบรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ควรดำเนินการให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ e-Tax Invoice และ e-Receipt ของกรมสรรพากร เช่น วิธีการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาเอกสาร รวมถึงการใช้ลายมือชื่อดิจิทัลหรือการประทับรับรองเวลาในกรณีที่เกี่ยวข้อง (กฎกระทรวง ฉบับที่ 384 พ.ศ. 2565 และหลักเกณฑ์ e-Tax Invoice / e-Receipt ของกรมสรรพากร)
ในมุมของงานสอบบัญชี อีเมลและแชทสามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบได้ดี เช่น การยืนยันคำสั่งซื้อ การอนุมัติราคา การตกลงเงื่อนไข หรือการยืนยันงานเสร็จ อย่างไรก็ตาม การเก็บเพียงภาพ screenshot อาจมีน้ำหนักหลักฐานน้อย
หากไม่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มา ผู้ส่ง วันที่ หรือความครบถ้วนของข้อความได้ บริษัทจึงควรเก็บอีเมลต้นฉบับ ไฟล์แชท ไฟล์แนบ หลักฐานการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ร่วมกันหากบริษัทเก็บเอกสารบัญชีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารนั้นควรสามารถเข้าถึงได้ อ่านได้ มีความครบถ้วน และเก็บรักษาในลักษณะที่รักษาความถูกต้องของข้อมูล รวมถึงข้อมูลแหล่งที่มา ผู้ส่ง ผู้รับ วันและเวลาเท่าที่มี (พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 12)
โดยสรุป อีเมลและแชทสามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบทางบัญชีได้ หากจัดเก็บอย่างเหมาะสมและเชื่อมโยงกับธุรกรรมได้ชัดเจน แต่สำหรับเอกสารภาษีที่มีกฎหมายกำหนดรูปแบบเฉพาะ บริษัทควรปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร การจัดเก็บเอกสารดิจิทัลอย่างเป็นระบบจะช่วยลดคำถามจากผู้สอบบัญชี ลดความเสี่ยงด้านภาษี และลดข้อพิพาททางธุรกิจในอนาคต
