Board meetings and shareholders’ meetings can generally be held online in Thailand, provided that the meeting complies with the law on electronic meetings and the company’s articles of association do not prohibit or require a different procedure.
For Thai limited companies, board meetings may be conducted through technology, and directors attending through such technology are deemed to have attended the meeting, counted as quorum, and entitled to vote, unless the company’s articles of association prohibit it. Shareholders’ meetings, including AGM and EGM, may also be held through electronic means if conducted under the Electronic Meetings law.
An online meeting can have legal effect if the company follows the key e-Meeting requirements. The company should verify the identity of participants before the meeting, allow real-time communication by audio or both audio and video, provide access to meeting documents, allow voting, prepare written minutes, record the meeting as required, and keep electronic traffic data as evidence.
For practical purposes, the notice of meeting should clearly state that the meeting will be held through electronic means, specify the meeting platform, date and time, access method, identity verification process, voting method, and documents to be considered. The company should also check whether its articles of association require any specific form of notice or publication.
The minutes of meeting should clearly state that the meeting was held through electronic means under the applicable law. The minutes should include the company name, date and time, platform used, names of attendees, quorum, chairman, agenda, key discussions, resolutions, voting results, technical issues if any, and signature of the chairman or authorized person.
Online meeting evidence should also be retained, such as the notice of meeting, proof of sending the notice, attendance list or identity verification record, voting record, meeting recording, electronic traffic data, documents presented to the meeting, and signed minutes.
In summary, online board meetings and shareholders’ meetings can be legally valid in Thailand if properly conducted. Business owners should check the company’s articles, prepare clear notices, follow e-Meeting standards, keep supporting evidence, and prepare proper minutes. This helps support legal compliance, DBD registration, banking, accounting, tax, and audit documentation.
การประชุมคณะกรรมการและการประชุมผู้ถือหุ้นสามารถทำผ่านระบบออนไลน์ได้ หากจัดประชุมให้ถูกต้องตามกฎหมายว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และข้อบังคับของบริษัทไม่ได้กำหนดห้ามหรือกำหนดวิธีการเฉพาะไว้เป็นอย่างอื่น
สำหรับบริษัทจำกัด การประชุมกรรมการสามารถดำเนินการผ่านการติดต่อสื่อสารด้วยเทคโนโลยีได้ และกรรมการที่เข้าร่วมประชุมผ่านวิธีดังกล่าวถือว่าได้เข้าร่วมประชุม ให้นับเป็นองค์ประชุม และมีสิทธิออกเสียง เว้นแต่ข้อบังคับของบริษัทจะกำหนดห้ามไว้ ส่วนการประชุมผู้ถือหุ้น เช่น AGM หรือ EGM ก็สามารถจัดผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ หากดำเนินการตามกฎหมาย e-Meeting
การประชุมออนไลน์จะมีผลทางกฎหมายได้ เมื่อบริษัทปฏิบัติตามหลักเกณฑ์สำคัญ เช่น ต้องมีการแสดงตนของผู้เข้าร่วมประชุมก่อนเริ่มประชุม สามารถสื่อสารกันได้ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ มีช่องทางให้เข้าถึงเอกสารประกอบการประชุม มีระบบลงคะแนน จัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ บันทึกเสียงหรือภาพตามที่กฎหมายกำหนด และเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ไว้เป็นหลักฐาน
ในทางปฏิบัติ หนังสือเชิญประชุมควรระบุให้ชัดว่าเป็นการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ระบุวัน เวลา ระบบหรือแพลตฟอร์มที่ใช้ วิธีเข้าร่วมประชุม วิธีแสดงตน วิธีลงคะแนน และเอกสารที่ใช้ประกอบการพิจารณา นอกจากนี้ควรตรวจสอบข้อบังคับบริษัทว่ามีเงื่อนไขเรื่องการส่งหนังสือเชิญประชุมหรือการประกาศเรียกประชุมเป็นพิเศษหรือไม่
รายงานการประชุมควรระบุให้ชัดว่าเป็นการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง และควรมีข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อบริษัท วัน เวลา ระบบที่ใช้ รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม องค์ประชุม ประธานที่ประชุม วาระการประชุม สาระสำคัญที่พิจารณา มติที่ประชุม ผลการลงคะแนน เหตุขัดข้องทางเทคนิคหากมี และลายมือชื่อของประธานที่ประชุมหรือผู้มีอำนาจ
บริษัทควรเก็บหลักฐานประกอบการประชุมออนไลน์ไว้ให้ครบ เช่น หนังสือเชิญประชุม หลักฐานการส่งหนังสือเชิญ รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมหรือหลักฐานการแสดงตน ผลการลงคะแนน ไฟล์บันทึกการประชุม ข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารประกอบการประชุม และรายงานการประชุมที่ลงนามแล้ว
โดยสรุป การประชุมคณะกรรมการและประชุมผู้ถือหุ้นผ่านออนไลน์สามารถมีผลทางกฎหมายได้ หากจัดประชุมอย่างถูกต้อง ผู้ประกอบการควรตรวจสอบข้อบังคับบริษัท จัดทำหนังสือเชิญประชุมให้ชัด ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ e-Meeting เก็บหลักฐานให้ครบ และจัดทำรายงานการประชุมอย่างเหมาะสม เพื่อรองรับการจดทะเบียนกับ DBD การติดต่อธนาคาร งานบัญชี ภาษี และการสอบบัญชี
