A company affidavit, or company certificate issued by the Department of Business Development (DBD), is one of the most important corporate documents for a Thai company. It shows the company’s current registered information and is commonly used to prove the company’s legal status.
The affidavit normally contains key information such as the company name, registration number, registered address, registered capital, directors, and authorized signing authority. These details are important because they show who can legally sign documents and bind the company.
Business owners often need a company affidavit when opening or updating bank accounts, signing contracts, applying for loans, registering for tax matters, applying for business licenses, or submitting documents to customers, suppliers, auditors, or business partners.
One of the most important parts of the affidavit is the authorized director clause. Before signing contracts or important documents, business owners should check whether one director can sign alone, whether two directors must sign together, and whether the company seal is required.
A company affidavit should also be kept up to date. If there is a change in directors, registered address, registered capital, company objectives, or signing authority, the company should update the registration with the DBD so that the affidavit reflects the current information.
Business owners can request a company affidavit through the DBD e-Service system. In general, the user logs in to the system, selects the required document, searches for the company, chooses the document format or delivery method, makes payment, and downloads or receives the certified document through the selected channel.
For accounting and audit purposes, the company affidavit helps the accountant and auditor verify the company’s legal information, authorized directors, related party transactions, and corporate changes during the year.
In summary, a company affidavit is not just a registration document. It supports legal transactions, banking, tax filing, accounting, audit, and business credibility. Business owners should keep an updated copy, review it regularly, and request the latest version when entering into important transactions.
หนังสือรับรองบริษัท หรือหนังสือรับรองนิติบุคคลที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เป็นเอกสารสำคัญมากสำหรับบริษัทไทย เพราะเป็นเอกสารที่ใช้แสดงข้อมูลทางทะเบียนปัจจุบันของบริษัท และใช้ยืนยันสถานะทางกฎหมายของบริษัท
โดยทั่วไป หนังสือรับรองบริษัทจะแสดงข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อบริษัท เลขทะเบียนนิติบุคคล ที่ตั้งสำนักงานใหญ่ ทุนจดทะเบียน รายชื่อกรรมการ และอำนาจกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม ข้อมูลเหล่านี้สำคัญ เพราะแสดงว่าใครสามารถลงนามผูกพันบริษัทได้อย่างถูกต้อง
ผู้ประกอบการมักต้องใช้หนังสือรับรองบริษัทเมื่อเปิดหรือแก้ไขบัญชีธนาคาร ลงนามสัญญา ขอสินเชื่อ ดำเนินการด้านภาษี ขอใบอนุญาต หรือยื่นเอกสารให้ลูกค้า คู่ค้า ผู้สอบบัญชี หรือพันธมิตรทางธุรกิจ
ส่วนที่ควรตรวจสอบเป็นพิเศษคือ “อำนาจกรรมการ” ก่อนลงนามในสัญญาหรือเอกสารสำคัญ เจ้าของธุรกิจควรดูให้ชัดว่า กรรมการคนเดียวลงนามได้หรือไม่ ต้องลงนามร่วมกันกี่คน และต้องประทับตราสำคัญของบริษัทหรือไม่
หนังสือรับรองบริษัทควรเป็นข้อมูลที่อัปเดตเสมอ หากบริษัทมีการเปลี่ยนกรรมการ เปลี่ยนที่อยู่ เปลี่ยนทุนจดทะเบียน เปลี่ยนวัตถุประสงค์ หรือแก้ไขอำนาจลงนาม ควรดำเนินการจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกับ DBD เพื่อให้ข้อมูลในหนังสือรับรองตรงกับสถานะจริงของบริษัท
ผู้ประกอบการสามารถขอหนังสือรับรองบริษัทผ่านระบบ DBD e-Service ได้ โดยทั่วไปจะเข้าสู่ระบบ เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการ ค้นหานิติบุคคล เลือกรูปแบบเอกสารหรือช่องทางรับเอกสาร ชำระค่าธรรมเนียม และดาวน์โหลดหรือรับเอกสารรับรองผ่านช่องทางที่เลือก
ในมุมบัญชีและสอบบัญชี หนังสือรับรองบริษัทยังช่วยให้ผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีตรวจสอบข้อมูลทางกฎหมายของบริษัท อำนาจกรรมการ รายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกัน และการเปลี่ยนแปลงทางทะเบียนระหว่างปีได้ชัดเจนขึ้น
โดยสรุป หนังสือรับรองบริษัทไม่ใช่เพียงเอกสารทะเบียนบริษัท แต่เป็นเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการทำสัญญา ธนาคาร ภาษี บัญชี การสอบบัญชี และความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ผู้ประกอบการควรเก็บหนังสือรับรองฉบับล่าสุดไว้ ตรวจสอบความถูกต้องเป็นประจำ และขอฉบับใหม่เมื่อมีธุรกรรมสำคัญ
