When a company buys a car for a director to use, the key tax question is whether the car is used for the company’s business or for the director’s personal benefit. The tax treatment can be very different depending on the facts, the company’s policy, and the supporting documents.
From a corporate income tax perspective, if the car is genuinely used for business purposes, the company may record depreciation and related expenses such as fuel, insurance, repair, and maintenance, subject to tax rules. However, if the car is mainly used for the director’s personal benefit and the company cannot prove business use, the expenses may be challenged as personal expenses or expenses not exclusively for the business. The Revenue Department explains that personal expenses or expenses not incurred exclusively for business purposes may be treated as non-deductible expenses under Section 65 ter.
For passenger cars or vehicles with not more than 10 seats, the depreciation rule is especially important. The Revenue Department states that depreciation for passenger cars and vehicles with not more than 10 seats is deductible only on the cost portion not exceeding Baht 1 million, unless the vehicle is used directly in a car rental business and not used in other activities. Therefore, if the company buys a car for Baht 3 million, the tax depreciation is generally limited based on Baht 1 million, not the full purchase price.
VAT is another important issue. Input VAT on the purchase, hire-purchase, lease, or transfer of passenger cars and vehicles with not more than 10 seats is generally non-creditable. The same applies to input VAT on goods or services related to such vehicles. In practice, this means the company should not automatically claim input VAT from the car purchase, lease, fuel, repair, or related expenses. However, certain non-creditable input VAT may be treated as a deductible expense for corporate income tax purposes, subject to the relevant rules.
If the director is allowed to use the car for personal purposes, the company should also consider the director’s personal income tax. The personal use of a company car may be viewed as a benefit provided to the director. The Revenue Department has applied the principle that benefits paid by a company for a director may be treated as assessable income under Section 40(1), depending on the facts. Therefore, the company should consider whether the value of personal use should be included in the director’s taxable income and subject to withholding tax.
The company should also keep clear evidence of business use. Useful documents include a company car policy, board approval, assignment of the car to the director, travel logs, fuel records, repair invoices, insurance documents, GPS or mileage records, and explanations of business purpose. In a Revenue Department ruling on car-related reimbursements, the Department emphasized the need for clear evidence such as travel records, distance, vehicle registration details, receipts, and proof that the expenses were incurred for work duties.
When the company later sells the car, the tax treatment should also be reviewed. For tax purposes, the deductible remaining cost of a passenger car may be limited to the portion calculated from the cost not exceeding Baht 1 million. The Revenue Department has ruled that the excess cost above the tax-deductible limit cannot be deducted when calculating net profit on disposal.
In summary, buying a car for a director is possible, but the company must be careful. The key issues are whether the car is used for business, whether the expenses are deductible, whether input VAT is creditable, whether the director receives a taxable benefit, and whether proper documents are maintained. The safest approach is to have a written car policy, clear approval, business-use evidence, and proper tax treatment from the beginning.
บริษัทซื้อรถให้กรรมการใช้ ต้องระวังภาษีอะไร?
กรณีบริษัทซื้อรถให้กรรมการใช้ ประเด็นภาษีสำคัญไม่ได้อยู่ที่ว่าบริษัทเป็นผู้ซื้อรถหรือไม่ แต่อยู่ที่ว่ารถคันนั้นใช้เพื่อกิจการของบริษัทจริง หรือใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวของกรรมการเป็นหลัก เพราะผลทางภาษีอาจแตกต่างกันมากตามข้อเท็จจริง นโยบายของบริษัท และเอกสารประกอบ
ในมุมภาษีเงินได้นิติบุคคล หากรถใช้เพื่อกิจการจริง บริษัทอาจบันทึกค่าเสื่อมราคาและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าน้ำมัน ค่าประกันภัย ค่าซ่อมบำรุง และค่าดูแลรักษาได้ภายใต้หลักเกณฑ์ภาษี แต่หากรถถูกใช้เพื่อประโยชน์ส่วนตัวของกรรมการเป็นหลัก และบริษัทไม่มีหลักฐานพิสูจน์การใช้เพื่อกิจการ รายจ่ายอาจถูกท้าทายว่าเป็นรายจ่ายส่วนตัว หรือไม่ใช่รายจ่ายเพื่อกิจการโดยเฉพาะ ซึ่งเข้าลักษณะรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี
สำหรับรถยนต์นั่งหรือรถยนต์โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คน ต้องระวังเรื่องค่าเสื่อมราคาเป็นพิเศษ กรมสรรพากรระบุว่ารถยนต์ประเภทนี้ให้หักค่าสึกหรอและค่าเสื่อมราคาจากมูลค่าต้นทุนเฉพาะส่วนที่ไม่เกิน 1 ล้านบาท เว้นแต่เป็นรถที่ใช้ในกิจการให้เช่ารถยนต์โดยตรงและไม่นำไปใช้ในกิจการอื่น ดังนั้น หากบริษัทซื้อรถราคา 3 ล้านบาท โดยทั่วไปค่าเสื่อมราคาทางภาษีจะคำนวณได้จากฐานต้นทุนไม่เกิน 1 ล้านบาท ไม่ใช่จากราคาซื้อเต็มจำนวน
ภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นอีกประเด็นที่ต้องระวัง ภาษีซื้อจากการซื้อ เช่าซื้อ เช่า หรือรับโอนรถยนต์นั่งและรถยนต์โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คน โดยทั่วไปเป็นภาษีซื้อต้องห้าม ไม่ให้นำไปหักออกจากภาษีขาย รวมถึงภาษีซื้อจากสินค้าและบริการที่เกี่ยวข้องกับรถยนต์ประเภทดังกล่าวด้วย ในทางปฏิบัติ บริษัทจึงไม่ควรนำภาษีซื้อจากค่าซื้อรถ ค่าเช่ารถ ค่าซ่อม หรือค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรถประเภทนี้ไปเครดิตภาษีโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ภาษีซื้อต้องห้ามบางประเภทอาจนำมาเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
หากกรรมการมีสิทธิใช้รถเพื่อเรื่องส่วนตัว บริษัทควรพิจารณาภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของกรรมการด้วย เพราะการให้ใช้รถบริษัทเพื่อประโยชน์ส่วนตัวอาจถือเป็นประโยชน์เพิ่มของกรรมการ กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยในหลักการว่าประโยชน์ที่บริษัทจ่ายให้กรรมการอาจถือเป็นเงินได้พึงประเมินตามมาตรา 40(1) ได้ ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของรายการ ดังนั้น บริษัทควรพิจารณาว่ามีมูลค่าประโยชน์ส่วนตัวที่ต้องรวมเป็นเงินได้ของกรรมการและหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่
บริษัทควรมีเอกสารพิสูจน์การใช้รถให้ชัดเจน เช่น นโยบายการใช้รถบริษัท มติกรรมการหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ หนังสือมอบหมายรถให้กรรมการใช้ บันทึกการเดินทาง รายละเอียดระยะทาง ใบเสร็จค่าน้ำมัน ใบกำกับภาษีค่าซ่อม เอกสารประกันภัย และคำอธิบายวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ กรมสรรพากรเคยให้แนวทางในกรณีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรถว่า ต้องมีหลักฐานพิสูจน์ได้ชัดเจน เช่น รายละเอียดการเดินทาง ระยะทาง ทะเบียนรถ ใบเสร็จ และหลักฐานว่าเป็นการจ่ายเพื่อปฏิบัติหน้าที่จริง
เมื่อบริษัทขายรถในอนาคต ต้องระวังการคำนวณกำไรหรือขาดทุนทางภาษีด้วย เพราะต้นทุนที่นำมาหักได้สำหรับรถยนต์นั่งอาจถูกจำกัดตามฐานต้นทุนที่กฎหมายให้หักค่าเสื่อมราคาได้ กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยว่าต้นทุนส่วนที่เกินจากฐานที่กฎหมายให้หักไม่ได้ ไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเมื่อขายรถได้
โดยสรุป บริษัทสามารถซื้อรถให้กรรมการใช้ได้ แต่ต้องจัดโครงสร้างและเอกสารให้ชัดเจน ประเด็นที่ต้องระวังคือ รถใช้เพื่อกิจการจริงหรือไม่ ค่าใช้จ่ายหักภาษีได้เพียงใด ภาษีซื้อเป็นภาษีซื้อต้องห้ามหรือไม่ การใช้ส่วนตัวของกรรมการถือเป็นประโยชน์เพิ่มหรือไม่ และเมื่อขายรถต้องคำนวณกำไรขาดทุนทางภาษีอย่างไร วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือมีนโยบายการใช้รถเป็นลายลักษณ์อักษร มีมติอนุมัติ มีหลักฐานการใช้เพื่อกิจการ และแยกการใช้ส่วนตัวออกจากการใช้เพื่อบริษัทให้ชัดเจน
