When a company hires foreign employees in Thailand, payroll should be prepared carefully. The company should review not only salary payment, but also visa, work permit, personal income tax, withholding tax, social security, employee benefits, and supporting documents.
Before paying salary, the company should confirm that the foreign employee has the correct visa and work permit for the position, employer, workplace, and employment period. Payroll records should be consistent with the employment agreement and work permit documents.
For payroll files, the company should keep the employment agreement, passport copy, visa and work permit documents, tax identification number, salary details, allowances, benefits, bonus, payslips, bank payment evidence, withholding tax records, and social security records.
Salary paid to a foreign employee working in Thailand is generally subject to Thai personal income tax. Thailand uses progressive tax rates based on net taxable income: income up to 150,000 baht is exempt; 150,001–300,000 baht is taxed at 5%; 300,001–500,000 baht at 10%; 500,001–750,000 baht at 15%; 750,001–1,000,000 baht at 20%; 1,000,001–2,000,000 baht at 25%; 2,000,001–5,000,000 baht at 30%; and income over 5,000,000 baht at 35%.
The company should calculate monthly withholding tax, file P.N.D.1, and prepare the annual salary summary through P.N.D.1 Kor. The employee may also need to file a personal income tax return, depending on income level and tax status.
Special care is needed for expatriate benefits, such as housing allowance, school fees, relocation costs, home leave, car benefits, tax equalization, and employer-paid tax. These items may be treated as employment income if they are benefits provided to the employee.
If the employer agrees to bear the employee’s tax, the company should be careful. Tax paid by the employer on behalf of the employee may itself be treated as additional taxable income. Therefore, the company may need to calculate payroll on a gross-up basis so that salary, benefits, and employer-paid tax are properly included in taxable income.
In practice, the employment contract should clearly state whether the salary is a gross salary, net salary, tax-equalized package, or employer-paid tax arrangement. Payroll calculations should be documented and reconciled with bank payments, withholding tax filings, social security filings, and year-end payroll reports.
In summary, payroll for foreign employees should be managed through coordination between HR, accounting, tax, and legal compliance. A clean payroll file helps support tax filing, audit, visa renewal, work permit renewal, and future tax inspection.
เมื่อบริษัทมีพนักงานต่างชาติในประเทศไทย การจัดทำบัญชีเงินเดือนควรทำอย่างรอบคอบ บริษัทไม่ควรดูเฉพาะการจ่ายเงินเดือนเท่านั้น แต่ควรพิจารณาให้ครบทั้งวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม สวัสดิการ และเอกสารประกอบการจ่ายเงินเดือน
ก่อนจ่ายเงินเดือน บริษัทควรตรวจสอบว่าพนักงานต่างชาติมีวีซ่าและใบอนุญาตทำงานที่ถูกต้อง ตรงกับตำแหน่งงาน ชื่อนายจ้าง สถานที่ทำงาน และระยะเวลาการจ้างงาน ข้อมูลในบัญชีเงินเดือนควรสอดคล้องกับสัญญาจ้างและเอกสารใบอนุญาตทำงาน
ในแฟ้มเงินเดือน บริษัทควรเก็บสัญญาจ้าง สำเนาหนังสือเดินทาง เอกสารวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายละเอียดเงินเดือน เบี้ยเลี้ยง สวัสดิการ โบนัส สลิปเงินเดือน หลักฐานการโอนเงิน เอกสารภาษีหัก ณ ที่จ่าย และเอกสารประกันสังคมให้ครบถ้วน
เงินเดือนที่จ่ายให้พนักงานต่างชาติที่ทำงานในประเทศไทย โดยทั่วไปต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในไทย โดยอัตราภาษีเป็นแบบขั้นบันไดจากเงินได้สุทธิ ได้แก่ ไม่เกิน 150,000 บาท ยกเว้นภาษี, 150,001–300,000 บาท 5%, 300,001–500,000 บาท 10%, 500,001–750,000 บาท 15%, 750,001–1,000,000 บาท 20%, 1,000,001–2,000,000 บาท 25%, 2,000,001–5,000,000 บาท 30% และส่วนที่เกิน 5,000,000 บาท 35%
บริษัทควรคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 และจัดทำสรุปเงินเดือนประจำปีผ่านแบบ ภ.ง.ด.1ก ส่วนพนักงานต่างชาติอาจต้องยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วย ขึ้นอยู่กับระดับรายได้และสถานะทางภาษี
บริษัทควรระวังสวัสดิการของพนักงานต่างชาติ เช่น ค่าเช่าบ้าน ค่าเล่าเรียนบุตร ค่าใช้จ่ายในการย้ายถิ่นฐาน ค่าเดินทางกลับประเทศ รถประจำตำแหน่ง การปรับภาระภาษีตามข้อตกลงการจ้างงาน และภาษีที่นายจ้างออกให้ เพราะบางรายการอาจถือเป็นเงินได้จากการจ้างงานของพนักงาน
กรณีนายจ้างตกลงรับภาระภาษีแทนพนักงาน ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เพราะภาษีที่นายจ้างจ่ายแทนพนักงานอาจถือเป็นประโยชน์เพิ่มจากการจ้างงาน และต้องนำมารวมเป็นเงินได้ของพนักงานด้วย ดังนั้นบริษัทอาจต้องคำนวณเงินได้รวมภาษีที่นายจ้างออกแทน เพื่อให้เงินเดือน สวัสดิการ และภาษีที่นายจ้างรับภาระถูกรวมในการคำนวณภาษีอย่างถูกต้อง
ในทางปฏิบัติ บริษัทควรระบุในสัญญาจ้างให้ชัดเจนว่าเงินเดือนเป็นเงินเดือนก่อนหักภาษี เงินเดือนหลังรับจริง การปรับภาระภาษีตามข้อตกลง หรือกรณีนายจ้างรับภาระภาษีแทนพนักงาน และควรมีเอกสารคำนวณเงินเดือนที่ตรวจสอบได้ พร้อมกระทบยอดกับรายการโอนเงิน แบบ ภ.ง.ด.1 ประกันสังคม และรายงานเงินเดือนประจำปี
โดยสรุป การจัดทำบัญชีเงินเดือนพนักงานต่างชาติควรประสานกันระหว่างฝ่ายบุคคล บัญชี ภาษี และผู้ดูแลเรื่องกฎหมายแรงงาน การมีแฟ้มเงินเดือนที่ครบถ้วนจะช่วยรองรับการยื่นภาษี การสอบบัญชี การต่อวีซ่า การต่อใบอนุญาตทำงาน และการตรวจสอบภาษีในอนาคต
