An auditor may perform substantive audit procedures using a soft-close trial balance prepared before the official year-end and subsequently perform roll-forward procedures covering the remaining period. For example, where the financial year ends on 31 December, management may perform a soft close as of 30 November, allowing the auditor to complete substantial testing over the first eleven months and perform additional procedures for December.
The terminology should be used carefully. A soft close describes management’s preliminary accounting close, including reconciliations, accruals, estimates and preparation of an interim trial balance. The auditor’s work performed using that information should be described as interim audit procedures or, more precisely, substantive procedures performed at an interim date. The procedures covering the period from 1 to 31 December should be described as roll-forward procedures or procedures covering the remaining period.
A suitable description of the approach would therefore be: “The auditor performed interim substantive procedures using the soft-close trial balance as of 30 November and performed roll-forward procedures to cover the remaining period through 31 December.”
Substantive analytical procedures may form part of the December roll-forward work, particularly for accounts that are recurring, predictable and supported by reliable data. Examples may include payroll, rent, depreciation, interest expense, utilities and other operating expenses that normally have stable relationships with business activity. The auditor may compare December results with prior months, budgets, operational information and independently developed expectations.
However, analytical procedures should not be described merely as an “analytical review” if the auditor intends to rely on them as substantive audit evidence. The term substantive analytical procedures is more appropriate because it indicates that the work has been designed under ISA 520 to obtain audit evidence. This requires the auditor to assess the suitability of the procedure, test the reliability of the underlying information, develop a sufficiently precise expectation and establish an acceptable difference before investigating the result.
Analytical procedures alone may not be sufficient for significant, unusual or judgmental year-end matters. The auditor may still need tests of details over revenue and purchase cut-off, major contracts, unusual journal entries, management estimates, provisions, related-party transactions, loan covenant compliance and transactions recorded close to year-end. The auditor must also examine material adjustments and entries made during the final financial statement closing process.
For example, an auditor may test revenue, purchases, payroll and operating expenses through 30 November. For December, the auditor may perform substantive analytical procedures over predictable operating expenses, reconcile movements from the November soft-close trial balance to the final year-end trial balance, inspect significant and unusual transactions, test cut-off around 31 December and review material year-end journal entries.
If December revenue is materially higher than the established expectation, the auditor should not rely solely on management’s explanation that sales improved. Further procedures may include analysing the increase by customer and product, inspecting contracts and delivery evidence, testing revenue cut-off and determining whether the relevant recognition criteria were satisfied before year-end.
The appropriateness of this approach depends on the assessed risks, the length of the remaining period, the effectiveness of internal controls, the reliability of the soft-close information and the predictability of the accounts being tested. The auditor must also consider whether errors identified during interim testing indicate that the original roll-forward plan should be expanded.
In summary, the technically appropriate terminology is that management performs a soft close, the auditor performs interim substantive procedures at the soft-close date, and then performs roll-forward procedures covering the remaining period. Where analytical procedures are intended to provide audit evidence for December, they should be described as substantive analytical procedures rather than simply an analytical review.
ผู้สอบบัญชีสามารถทำวิธีตรวจสอบเนื้อหาสาระโดยใช้ข้อมูลงบทดลองจากการปิดบัญชีเบื้องต้นก่อนวันสิ้นปี และทำวิธีตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อครอบคลุมช่วงเวลาที่เหลือจนถึงวันสิ้นรอบบัญชีได้ ตัวอย่างเช่น กิจการมีวันสิ้นรอบบัญชีวันที่ 31 ธันวาคม ฝ่ายบริหารอาจทำ Soft Close ณ วันที่ 30 พฤศจิกายน เพื่อให้ผู้สอบบัญชีสามารถตรวจสอบรายการส่วนใหญ่ของสิบเอ็ดเดือนแรก และทำวิธีตรวจสอบเพิ่มเติมสำหรับเดือนธันวาคม
อย่างไรก็ตาม ควรใช้ถ้อยคำให้ถูกต้องตามลักษณะของงาน Soft Close หมายถึงกระบวนการปิดบัญชีเบื้องต้นของฝ่ายบริหาร ซึ่งอาจรวมถึงการกระทบยอด การตั้งรายการค้างรับค้างจ่าย การจัดทำประมาณการ และการจัดทำงบทดลองระหว่างงวด ส่วนงานที่ผู้สอบบัญชีทำโดยใช้ข้อมูลดังกล่าวควรเรียกว่า การตรวจสอบระหว่างงวด หรือให้เฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้นว่า วิธีตรวจสอบเนื้อหาสาระที่ทำ ณ วันระหว่างงวด
สำหรับวิธีตรวจสอบที่ครอบคลุมช่วงตั้งแต่วันที่ 1 ถึง 31 ธันวาคม ควรเรียกว่า Roll-forward Procedures หรือวิธีตรวจสอบเพื่อครอบคลุมช่วงเวลาที่เหลือจนถึงวันสิ้นงวด
ถ้อยคำที่เหมาะสมสำหรับอธิบายแนวทางนี้คือ “ผู้สอบบัญชีทำวิธีตรวจสอบเนื้อหาสาระระหว่างงวดโดยใช้งบทดลองจาก Soft Close ณ วันที่ 30 พฤศจิกายน และทำ Roll-forward Procedures เพื่อครอบคลุมช่วงเวลาที่เหลือจนถึงวันที่ 31 ธันวาคม”
ผู้สอบบัญชีอาจใช้วิธีการวิเคราะห์เป็นส่วนหนึ่งของ Roll-forward Procedures สำหรับเดือนธันวาคม โดยเฉพาะบัญชีที่เกิดขึ้นเป็นประจำ สามารถคาดการณ์ได้ และมีข้อมูลสนับสนุนที่น่าเชื่อถือ เช่น เงินเดือน ค่าเช่า ค่าเสื่อมราคา ดอกเบี้ยจ่าย ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายดำเนินงานที่มีความสัมพันธ์ค่อนข้างสม่ำเสมอกับกิจกรรมทางธุรกิจ
หากผู้สอบบัญชีต้องการใช้การวิเคราะห์เป็นหลักฐานการสอบบัญชี คำที่เหมาะสมกว่าคำว่า “Analytical Review” คือ “Substantive Analytical Procedures” หรือวิธีตรวจสอบเนื้อหาสาระด้วยการวิเคราะห์ เพราะแสดงให้เห็นว่าวิธีดังกล่าวถูกออกแบบตาม ISA 520 เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานการสอบบัญชี ผู้สอบบัญชีจึงต้องประเมินความเหมาะสมของวิธีตรวจสอบ ความน่าเชื่อถือของข้อมูล สร้างค่าคาดหมายที่มีความแม่นยำ และกำหนดผลต่างที่ยอมรับได้ก่อนทราบผลการวิเคราะห์
อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอสำหรับรายการปลายปีที่มีความเสี่ยงสูง ผิดปกติ หรือใช้ดุลยพินิจ ผู้สอบบัญชีอาจยังต้องตรวจสอบรายละเอียดเรื่องการตัดยอดรายได้และการซื้อ สัญญาสำคัญ รายการบันทึกบัญชีที่ผิดปกติ ประมาณการทางบัญชี ประมาณการหนี้สิน รายการกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง การปฏิบัติตามเงื่อนไขเงินกู้ และรายการที่เกิดขึ้นใกล้วันสิ้นปี รวมทั้งต้องตรวจสอบรายการปรับปรุงที่มีสาระสำคัญในกระบวนการปิดงบการเงินขั้นสุดท้ายด้วย
ตัวอย่างเช่น ผู้สอบบัญชีอาจตรวจสอบรายได้ การซื้อ เงินเดือน และค่าใช้จ่ายดำเนินงานถึงวันที่ 30 พฤศจิกายน สำหรับเดือนธันวาคม อาจใช้ Substantive Analytical Procedures กับค่าใช้จ่ายที่สามารถคาดการณ์ได้ กระทบยอดการเปลี่ยนแปลงจากงบทดลอง ณ วัน Soft Close ไปยังงบทดลองสิ้นปี ตรวจสอบรายการมูลค่าสูงและรายการผิดปกติ ทดสอบการตัดยอดรอบวันที่ 31 ธันวาคม และตรวจรายการบันทึกบัญชีปลายปีที่สำคัญ
หากรายได้เดือนธันวาคมสูงกว่าค่าคาดหมายอย่างมีนัยสำคัญ ผู้สอบบัญชีไม่ควรยอมรับเพียงคำอธิบายว่ายอดขายดีขึ้น แต่ควรแยกวิเคราะห์ตามลูกค้าและสินค้า ตรวจสอบสัญญาและหลักฐานการส่งมอบ ทดสอบการตัดยอดรายได้ และพิจารณาว่าเงื่อนไขการรับรู้รายได้ครบถ้วนก่อนวันสิ้นปีหรือไม่
ความเหมาะสมของแนวทางนี้ขึ้นอยู่กับระดับความเสี่ยง ระยะเวลาที่เหลือ ประสิทธิผลของการควบคุมภายใน ความน่าเชื่อถือของข้อมูลจาก Soft Close และความสามารถในการคาดการณ์ยอดบัญชีแต่ละประเภท หากผลการตรวจสอบระหว่างงวดพบข้อผิดพลาดหรือข้อบกพร่องมากกว่าที่คาด ผู้สอบบัญชีต้องพิจารณาขยายวิธีตรวจสอบสำหรับช่วงเวลาที่เหลือ
โดยสรุป คำที่เหมาะสมคือ ฝ่ายบริหารทำ Soft Close ผู้สอบบัญชีทำ Interim Substantive Procedures ณ วัน Soft Close และทำ Roll-forward Procedures เพื่อครอบคลุมช่วงเวลาที่เหลือ หากการวิเคราะห์เดือนธันวาคมถูกออกแบบเพื่อให้ได้หลักฐานการสอบบัญชี ควรเรียกว่า Substantive Analytical Procedures ไม่ใช่เพียง Analytical Review
