Yes, a company can keep scanned receipts and supporting documents in electronic form, but it should not be understood as simply taking a photo and throwing away all paper originals immediately. The key issue is whether the company has a reliable document retention system that can prove the authenticity, completeness, readability, and retrievability of the documents.
Under the Thai Accounting Act, a company must keep accounts and supporting documents for at least five years from the accounting closing date. The accounting records and supporting documents must be sufficient to support the company’s financial position and operating results.
From a tax perspective, the Revenue Department’s Order No. Por. 121/2545 allows tax documents originally received in paper form to be stored in electronic form, provided that the storage follows the rules under the law on electronic transactions. The electronic records must be accessible, remain unchanged in substance, retain key source and transmission information, be printable or viewable when requested, and be stored in a reliable and secure system.
However, the Revenue Department order also states that if a tax officer finds it necessary to inspect the paper document together with the electronic record, the taxpayer may be requested to provide the paper document. This is why companies should be careful before destroying original documents, especially tax invoices, high-value receipts, contracts, and documents that may be important for tax or audit purposes.
For official e-Tax Invoice or e-Receipt documents, the electronic file may be the original document if it is properly issued under the Revenue Department’s e-Tax Invoice and e-Receipt system. This is different from a normal scanned copy of a paper receipt. A scanned copy is only a digital image of the paper document, while an official electronic tax invoice or receipt is created in electronic form under the approved system. (eTax)
In practice, a company should have a clear document policy. Scanned files should be clear, complete, searchable, backed up, and protected from unauthorized changes. The file name should include useful information such as date, supplier name, invoice number, amount, and expense category. The company should also maintain approval evidence, payment evidence, and a link between the accounting entry and the scanned document.
From an audit perspective, auditors will consider whether the scanned documents are reliable enough to support expenses, input VAT, cash disbursements, and approval controls. If the scan is unclear, incomplete, duplicated, or not linked to payment evidence, the auditor may request additional documents or explanations.
In summary, scanning receipts is allowed in practice if the company has a proper electronic document retention system. However, for important documents, companies should not destroy paper originals too quickly unless they are confident that their electronic storage process complies with tax, accounting, and audit requirements.
โดยหลักแล้ว บริษัทสามารถสแกนใบเสร็จและเอกสารประกอบการลงบัญชีเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ไม่ควรเข้าใจว่าเพียงถ่ายรูปหรือสแกนเก็บไว้ในมือถือแล้วสามารถทิ้งต้นฉบับกระดาษได้ทันทีทุกกรณี ประเด็นสำคัญคือบริษัทต้องมีระบบจัดเก็บเอกสารที่น่าเชื่อถือ และสามารถพิสูจน์ได้ว่าเอกสารครบถ้วน อ่านได้ เรียกดูได้ และไม่มีการแก้ไขสาระสำคัญ
ตามพระราชบัญญัติการบัญชี บริษัทมีหน้าที่เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี และเอกสารดังกล่าวต้องเพียงพอให้การจัดทำบัญชีแสดงฐานะการเงินและผลการดำเนินงานตามความเป็นจริง
ในมุมภาษี คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.121/2545 กำหนดให้เอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากรที่ได้รับเป็นกระดาษสามารถจัดเก็บในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ เช่น ข้อมูลต้องเข้าถึงได้ ความหมายไม่เปลี่ยนแปลง เก็บรักษาในรูปแบบที่แสดงข้อความได้ถูกต้อง มีข้อมูลแหล่งที่มา สามารถเรียกดูหรือพิมพ์ได้เมื่อเจ้าพนักงานเรียกตรวจ และมีระบบจัดเก็บที่ปลอดภัยน่าเชื่อถือ (กรมสรรพากร)
อย่างไรก็ตาม คำสั่งดังกล่าวยังระบุว่า หากเจ้าพนักงานประเมินเห็นว่าจำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารกระดาษประกอบกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อาจเรียกให้ผู้เสียภาษีส่งมอบเอกสารกระดาษได้ ดังนั้น บริษัทจึงควรระมัดระวังก่อนทำลายต้นฉบับ โดยเฉพาะใบกำกับภาษี ใบเสร็จมูลค่าสูง สัญญา เอกสารภาษี และเอกสารที่มีความสำคัญต่อการสอบบัญชี (กรมสรรพากร)
กรณีใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกผ่านระบบของกรมสรรพากร เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นอาจเป็นต้นฉบับได้ หากจัดทำถูกต้องตามระบบที่กำหนด ซึ่งแตกต่างจากการสแกนใบเสร็จกระดาษทั่วไป เพราะการสแกนเป็นเพียงสำเนาภาพของเอกสารกระดาษ ไม่ใช่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกสร้างขึ้นตามระบบ e-Tax Invoice หรือ e-Receipt ตั้งแต่ต้น (eTax)
ในทางปฏิบัติ บริษัทควรมีนโยบายจัดเก็บเอกสารให้ชัดเจน ไฟล์สแกนควรคมชัด ครบทุกหน้า ค้นหาได้ สำรองข้อมูลได้ และป้องกันการแก้ไขย้อนหลัง ชื่อไฟล์ควรระบุวันที่ ชื่อผู้ขาย เลขที่ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จ จำนวนเงิน และประเภทค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ ควรมีหลักฐานการอนุมัติ หลักฐานการจ่ายเงิน และการเชื่อมโยงกับรายการบัญชีอย่างชัดเจน
ในมุมการสอบบัญชี ผู้สอบบัญชีจะพิจารณาว่าเอกสารสแกนมีความน่าเชื่อถือเพียงพอหรือไม่ หากเอกสารไม่ชัดเจน ขาดหน้า มีรายการซ้ำ หรือไม่สามารถเชื่อมโยงกับหลักฐานการจ่ายเงินได้ ผู้สอบบัญชีอาจขอเอกสารเพิ่มเติมหรือขอคำอธิบายจากบริษัท
โดยสรุป การสแกนใบเสร็จเก็บไว้สามารถทำได้ หากบริษัทมีระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมและตรวจสอบได้ แต่สำหรับเอกสารสำคัญ บริษัทไม่ควรรีบทิ้งต้นฉบับกระดาษจนกว่าจะมั่นใจว่ากระบวนการจัดเก็บเป็นไปตามข้อกำหนดด้านบัญชี ภาษี และการสอบบัญชี
